Transformation trotz Homeoffice – Wie kann man aus der Not eine Tugend machen?
Bitte beschreiben Sie in zwei Sätzen, welche Herausforderungen Sie meistern mussten.
Wir wollten im Rahmen unserer Transformation zu einer adaptiven Netzwerkorganisation Open Space Veranstaltungen mit allen Mitarbeitern an allen Locations durchführen, um alle einzubinden und so wesentlich mehr Ideen zur Veränderung zu generieren. Leider waren fast alle Mitarbeitende auf unbestimmte Zeit im Homeoffice. Massenveranstaltungen wie ein Open Space waren nicht möglich.
Unsere Herausforderung war: Wie können wir eine große Anzahl von Mitarbeitenden trotz Homeoffice begeistern, ihre zukünftige Organisation aktiv mitzugestalten?
Wie haben Sie diese Herausforderungen gelöst?
Da wir keine Zeit zu verlieren haben wollten wir nicht auf das Ende der Corona-Krise warten. Trotz fehlender Erfahrungen mit Online Events und Online Tools haben wir uns deshalb dazu entschieden, die Open Spaces als virtuelle Events durchzuführen. Als Tool nutzen wir die volle Funktionalität von MS Teams. Auf einer Webseite wurden alle notwendigen Informationen für die Events einschließlich eines Trainingsvideos zu MS Teams den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wurden alle Mitarbeitenden mit einem Video vom Management zum Event eingeladen. Wir haben 2 Events in Deutschland und den USA durchgeführt.
Die Events dauerten jeweils einen ganzen Tag mit Vorstellung der Ideen und Aufforderung zur Mitarbeit, Arbeit an den Ideen in Break Out Sessions, Vorstellung der Ergebnisse und nächsten Schritte. Alles wurde innerhalb der MS Teams Kanäle dokumentiert. Es waren 165 bzw. 200 Mitarbeitende parallel virtuell anwesend.
Welche Erkenntnis haben Sie daraus gezogen, die Sie anderen Firmen mitgeben wollen?
Die Veranstaltungen waren ein voller Erfolg, bei dem wir sehr viel über das lernen konnten, was unsere Mitarbeitenden antreibt und wie wir in Zukunft virtuell besser zusammenarbeiten können.
Was haben wir gelernt?
1. Chancen werden ergriffen: Wenn man Mitarbeitern die Chance gibt, sich wirklich in die Gestaltung der Zukunft der Organisation einzubringen, dann ergreifen sie die Initiative.
2. Virtuell funktioniert besser als gedacht: Es ist möglich, eigentlich nur als Präsenzveranstaltung geplante Events erfolgreich virtuell durchzuführen.
3. Begeisterung trotz Homeoffice: Trotz Homeoffice können wir große Gruppen Mitarbeitender einen ganzen Tag begeistern, an Transformationsthemen zu arbeiten.
4. Herausforderungen einen Teams: Bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Open Space haben wir gelernt, dass eine angenommene Herausforderung und ein gemeinsames Ziel ein Team eint und wachsen lässt.
5. Neue Führungskompetenz: Durch die neue Aufgabe, einen virtuellen Event mit mehr als 100 Mitarbeitenden durchzuführen, entstand innerhalb des neu entstandenen Teams eine ganz neue Führungskompetenz. Trotz nicht vorhandener formaler Leitungsfunktion fand sich für jede Aufgabe sofort ein Verantwortlicher, bei Bedarf stiegen andere Teammitglieder ein. Es herrschte die gemeinsame und gegenseitige Akzeptanz, dass erstens der Beitrag aller wertvoll ist und zweitens keiner sich vor dem anderen hervortun muss. Das Einzige, was zählte, war das Gesamtziel.
6. Einfach zugängliche Dokumentation: Durch das virtuelle Event und die Nutzung von MS Teams waren alle Dokumentationen des Events sofort für alle verfügbar und konnten für die weitere Arbeit an den Themen genutzt werden.
7. Gute Vorbereitung: Virtuelle Events erfordern im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen wesentlich mehr Detail bei der Vorbereitung, da es nicht so einfach ist, zu improvisieren, wie wir es vor Ort oft machen.
8. Hohes Maß an Konzentration und Disziplin: Alle Teilnehmer arbeiteten mit einem sehr hohem Maß an Konzentration und Disziplin, was wir so aus anderen virtuellen Veranstaltungen nicht gewohnt waren. Wir glauben, dass die Möglichkeit, sich einzubringen und an einem inspirierenden Ziel mitzuarbeiten dazu geführt hat.
9. Nachhaltigkeit: Auch nach dem Event arbeiten alle Mitarbeitende neben ihren eigentlichen Aufgaben an den selbst gewählten Themen mit großer Energie weiter.
10. Bessere Kenntnis virtueller Tools: Alle Teilnehmer des virtuellen Open Spaces kennen sich jetzt mit der verwendeten Software (MS Teams) aus, was wir für unsere zukünftige Arbeit nutzen können.
11. Zusammenwachsen von Locations: Dank des virtuellen Ansatzes konnten wir den Open Space über mehrere Locations einer Zeitzone durchführen, was uns noch mehr zusammenwachsen ließ.
12. Übertragbarkeit der Erfahrungen: Wir haben den ersten Event in Deutschland veranstaltet und die gesammelten Erfahrungen auf die USA übertragen. Im Ergebnis war die Veranstaltung in den USA mindestens ebenso erfolgreich wie die in Deutschland.
13. Wir werden besser: Ca. 50 von den Mitarbeitenden selbst gewählte Themen werden unsere Organisation in Zukunft besser machen. Die Bewegung kommt ins Rollen.
14. Loslassen ist gut: Unser Management hat gesehen, dass einmal wirklich Loslassen viele positive Effekte mit sich bringt.
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Weitere Erfahrungsberichte
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Mitarbeitende mit Achtsamkeit im Home Office begleiten
1. Von unseren rund 500 Mitarbeitenden haben 99 Prozent mit Beginn der Pandemie in ganz Deutschland verteilt begonnen von zu Hause aus zu arbeiten. Unsere Aufgabe als Arbeitgeber war es, ein Gefühl der Sicherheit und Zuversicht in die Welt des Remote Work zu bringen. Viele unserer MitarbeiterInnen haben Kinder oder pflegebedürftige Angehörige und müssen Homeschooling und Remote Work miteinander kombinieren – eine extreme Belastung für viele. Manche der Betroffenen fanden sich auf einmal in einer nie dagewesenen Situation wieder, abgeschottet von jeglichen sozialen Kontakten wie Familie und Freunde.
2. Viele Mitarbeitende mussten sich im Remote Work zunächst an neue Strukturen gewöhnen. Seit vielen Jahren gelernte Abläufe wie beispielsweise die Fahrt ins Büro und zurück waren auf einmal nicht mehr Teil des Alltags. Einige KollegInnen haben gerade zu Beginn der Umstellung auf Remote Work zu viel Zeit vor dem Rechner verbracht, ohne Pausen oder Bewegung. Das geht dauerhaft natürlich zu Lasten der Work-Life-Integration.
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Eine ganze Stadt aus dem Home-Office versorgen
Zum ersten Mal Home-Office. Wie Zusammenarbeit und Wir-Gefühl plötzlich virtuell funktionieren.
Als Energieversorger und somit Unternehmen der kritischen Infrastruktur standen wir vor der Herausforderung, trotz der Umstände weiterhin die zuverlässige Versorgung mit Wärme und Energie für die Stadt Leipzig sicherzustellen. Das betrifft in erster Linie den reibungslosen Ablauf aller technischen Prozesse im Kraftwerk und an den Leitungen. Dahinter aber auch eine Menge kaufmännischer Prozesse, die unabdingbar laufen müssen. Deshalb bestand die Aufgabe zur Überführung eines Großteils unserer Mitarbeiter von der Büroarbeit ins Home-Office und ins virtuelle Arbeiten.
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Entscheidungsprozesse beschleunigen und Verbundenheit im Homeoffice erschaffen
1. Wir mussten die bestehenden Entscheidungsprozesse verändern, um schnell und regelmässig auf die nahezu täglichen Neuigkeiten zur Corona-Krise zu reagieren.
2. Durch das Homeoffice für einen Grossteil der Mitarbeiter ging zu Beginn das gute Verbundenheitsgefühl der Mitarbeiter zu einander etwas verloren.
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Schnelle Entscheidungen bei 50.000 Mitarbeitern – wie mehrmonatige Prozesse plötzlich in Tagen umgesetzt wurden
Als weltweit tätiger Handels- und Dienstleistungskonzern mit 30 wesentlichen Unternehmensgruppen und rund 50.000 Mitarbeitern mussten wir uns flexibel auf die sehr dynamischen Herausforderungen der Corona-Pandemie einstellen. Unter anderem haben wir Entscheidungsprozesse beschleunigt und teilweise zentraler organisiert.
Es mussten auch neue Lösungen her: Mit den bundesweit verordneten Kontaktbeschränkungen galt es, schnellstmöglich Tausende von Kolleginnen und Kollegen ins Home-Office bringen. Dazu zählen auch Bereiche wie die Relation Center (Kundenservice), die bis dato nicht mobile arbeiteten. Zudem stellten sich uns die Fragen: ,Wie schaffen wir Zusammenarbeit und Teamzugehörigkeit aus der Distanz heraus und in den Betrieben, wo keine Distanz möglich ist, wie sorgen wir für die Sicherheit am Arbeitsplatz?’
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